Copilot in Excel: 5 tips voor een slimmere en snellere workflow
Microsoft Excel is al jaren een vaste waarde in het arsenaal van de professional. Met de komst van Microsoft Copilot krijgt deze klassieker nu een heuse AI-upgrade die je workflow fundamenteel verandert. Geen eindeloos geklik meer in menu’s of zoeken naar formules: op basis van één heldere instructie zet Copilot voor jou een hele reeks acties in gang.
Elke De Wit (NCOI Learning) tipt in deze blog vijf concrete toepassingen waarmee je slimmer en sneller aan de slag kan in Excel!
Tip 1
Draaitabellen maken met één zin
Draaitabellen zijn ideaal om grote hoeveelheden data te analyseren, maar het kost vaak heel wat tijd om ze juist in te stellen, en een fout is snel gemaakt. Met Copilot is dat verleden tijd!
Zo doe je het:
- Selecteer je dataset.
- Open het Copilot-venster in de quick access toolbar en typ je instructie, bv.: "Maak een draaitabel van deze data met de totale omzet per regio."
- Copilot genereert nu automatisch een draaitabel met de juiste aggregaties!
Voorbeeldprompts
Heb je bijvoorbeeld een Excel-bestand met verkoopgegevens per product en regio? Vraag dan:
- "Maak een draaitabel van deze data met de totale omzet per regio."
- "Toon de gemiddelde verkoop per productcategorie."
Tip 2
Datavisualisaties zonder gedoe
Cijfers en ruwe data zijn veel complexer voor ons brein om te interpreteren dan grafieken, diagrammen en andere visualisaties. Maar een grafiek maken in Excel kan frustrerend zijn. Welke type past het best bij je data? Hoe stel je de assen en labels juist in? Dankzij Microsoft Copilot klaar je deze klus voortaan met één simpele instructie.
Zo doe je het:
- Selecteer de tabel die je wil visualiseren.
- Open het Copilot-venster in de quick access toolbar en typ je instructie, bv.: "Visualiseer deze data als een staafdiagram met omzet per maand. Gebruik de kleuren blauw, rood en geel."
- Copilot genereert nu een duidelijke grafiek, inclusief titels en legende!
Voorbeeldprompts
Heb je bijvoorbeeld een Excel-bestand met verkoopgegevens per maand en per klant? Vraag dan:
- "Visualiseer deze tabel als een staafdiagram met omzet per maand. Zet de maand met de hoogste omzet in het rood."
- "Maak een lijngrafiek van de groei aan klanten per kwartaal."
Wat heb je concreet nodig?
Wil je zelf met Copilot voor Excel aan de slag?
- Verifieer of je een Microsoft 365 Business-abonnement hebt
- Sla het bestand waarop je wil werken op in OneDrive of SharePoint
- Open Excel
- Klik op het Copilot-icoontje (groen gemarkeerd in het lint / de toolbar)
- Begin te typen!
Tip 3
Eenvoudig trends en patronen ontdekken
Wil je snel the big picture zien in je data zonder handmatig op zoek te gaan naar bepaalde trends of patronen? Ook hier kan Microsoft Copilot bij helpen. Binnen enkele seconden kan de tool je dataset grondig analyseren en er de meest opvallende trends en patronen uitlichten.
Zo doe je het:
- Open het Copilot-venster in de quick access toolbar en typ je instructie, bv.: "Analyseer deze data en geef me vijf opvallende trends."
- Copilot bestudeert nu je dataset en haalt er relevante patronen voor je uit, zoals seizoensinvloeden of pieken in verkoop.
Voorbeeldprompts:
Heb je bijvoorbeeld een Excel-bestand met omzetgegevens per maand en per klant? Dan kun je dingen vragen zoals:
- "Bij welke klant haalden we de meeste omzet? En in welke maand was dat?"
- "Welke maand kende de hoogste omzet?"
Tip 4
Slim sorteren en filteren
Wil je snel orde scheppen in een rommelige spreadsheet? Copilot sorteert en filtert je data op basis van jouw criteria!
Zo doe je het:
- Open het Copilot-venster in de quick access toolbar en typ je instructie, bv.: "Sorteer deze lijst van producten alfabetisch (van a tot z) op productnaam."
- Of: "Filter alle rijen met een omzet boven €10 000, met een marge van boven de 20%, verkocht in regio Vlaams-Brabant."
- Copilot sorteert en filtert nu jouw data!
Voorbeeldprompts
Heb je bijvoorbeeld een Excel-bestand met omzetgegevens per maand en de eenheidsprijs per product? Probeer dan deze instructies uit:
- "Sorteer deze lijst van producten op aflopende prijs."
- "Filter alle rijen met een omzet boven €10 000."
Tip 5
Formules maken in een handomdraai
Met formules werken in Excel kan behoorlijk pittig zijn. Het is vaak moeilijk om de juiste formule terug te vinden via de wizard, of om ze zelf te schrijven. Copilot helpt je voortaan met het opstellen van berekeningen op maat!
Zo doe je het:
- Open het Copilot-venster in de quick access toolbar en verwoord je formule in een heldere zin, bv.: "Maak een nieuwe kolom die de winst berekent, met als opgave: de kolom 'omzet' minus de kolom 'kosten'."
- Copilot genereert nu een gloednieuwe kolom gebaseerd op jouw (intuïtief verwoorde) formule. Zowel de kolom met data als de achterliggende formule worden toegevoegd aan je spreadsheet!
Voorbeeldprompts:
Heb je bijvoorbeeld een Excel-bestand met omzetgegevens per maand en de kosten gelinkt aan de producten? Vraag dan eens:
- "Maak een nieuwe kolom die de winst berekent als de omzet min de kosten."
- "Voeg een kolom toe die de marge berekent als: (winst / omzet) * 100."
Slimmer en sneller werken met Copilot
Zoals bovenstaande vijf tips heel concreet aantonen, verandert de integratie van Microsoft Copilot je workflow in Excel. Complexe taken kunnen nu worden geautomatiseerd en aangestuurd via eenvoudig verwoorde instructies. Jij levert de dataset aan en zorgt voor heldere prompts - en AI doet de rest. Zo kun jij meer tijd besteden aan inhoudelijk werk en strategische activiteiten!
Lees en leer meer
AI-tools slim én efficiënt gebruiken in je dagelijks werk
2-daagse training - Brussel - NCOI Learning
AI om je administratie te verlichten. Vijf GenAI-hacks
Een berg e-mails, rommelige notities, Excels vol ongestructureerde data en een ellenlange to-do-lijst? Geen nood! Wist je dat AI je kan helpen om je administratieve taken efficiënter aan te pakken? Ontdek 5 toepassingen om je administratie slim aan te pakken met GenAI, verzameld door Eva Blondeel (UGent).
Kennisdatabank Copilot
online kennisdatabank en FAQ - Digitaal Vlaanderen AI Expertisecentrum
Elke De Wit
Elke De Wit werkt voor NCOI Learning (voormalig Kluwer Opleidingen) als senior product portfolio manager. Ze staat er in voor de ontwikkeling van nieuwe en het beheer van bestaande opleidingen en congressen in de volgende kennisdomeinen:
- skills (sociale, communicatieve en persoonlijke vaardigheden) & softwaregebruik
- projectmanagement
- management support & secretariaat
Wil je Elke graag aan het werk zien of horen? Beluister of bekijk dan zeker de podcast "Slimmer werken met ChatGPT", opgenomen bij #ZigZagHR in mei 2023.
