AI om je administratie te verlichten. Vijf GenAI-hacks
"Even snel een verslagje maken” en een uur later ben je nog bezig… We worden er allemaal mee geconfronteerd: een berg e-mails, rommelige notities van die laatste meeting, een Excelbestand vol ongestructureerde data... En dat terwijl je to-dolijst al ellenlang is. Maar geen nood! Wist je dat AI je kan helpen om je administratieve taken efficiënter aan te pakken? Eva Blondeel van UGent verzamelde 5 toepassingen waarmee je meteen aan de slag kan.
GenAI of generatieve AI kan je met enkele slimme toepassingen ondersteunen om routinetaken – groot of klein – sneller af te handelen, structuur te brengen in de administratieve chaos én werk van hoge kwaliteit af te leveren. Ontdek vijf laagdrempelige GenAI-hacks die je vandaag nog kan uitproberen.
- AI als e-mailassistent
- AI als analist
- AI als verslaggever
- AI als softwarecoach
- AI als personal assistant
Met slimme prompts word je eindelijk je to-dolijst de baas!
AI als e-mailassistent
Wat kan?
Je inbox loopt over, en je hebt geen tijd om alles zorgvuldig te beantwoorden? GenAI kan je op verschillende manieren ondersteunen door je e-mails efficiënt te analyseren en gepaste antwoorden voor te stellen.
Of het nu gaat om het opstellen van een nieuwe e-mail op basis van duidelijke instructies gegeven door jou, het herformuleren van een door jou geschreven concept, het plannen van vergaderingen of het samenvatten van lange berichten: met de juiste instructies, context en verwachtingen helpt GenAI je om sneller en duidelijker te communiceren!
Dankzij de zelflerende eigenschap van AI, gaat het systeem je steeds beter leren kennen en meer en meer antwoorden in de lijn van jouw verwachtingen genereren.
Elke chatbot kan voor dit doel ingezet worden (Copilot, Gemini, Claude...). Mijn persoonlijke favoriet voor tekstverwerking is ChatGPT, aangezien je daar projecten kan aanmaken die je instructies onthouden.
Promptidee
“Herformuleer deze emailtekst zodat hij bondiger en professioneler wordt. Dit is een e-mail naar een potentiële klant die interesse heeft getoond in onze diensten. De e-mail moet vriendelijk zijn en moet vragen naar het inplannen van een vervolgafspraak. Vraag ook naar hun beschikbaarheid.”
Personaliseer
Maak de prompt sterker met standaardzinnen of voorkeuren om je mails nog persoonlijker of gerichter te maken, zoals:
- “Gebruik geen standaard beginzinnen”
- “Eindig met een call-to-action”
Gebruik "projecten" in ChatGPT
Gebruik je de betalende versie van ChatGPT? Dan kan je hiervoor een project aanmaken. Je kan hier standaardinstructies aan toevoegen:
- “Antwoord altijd op e-mails in een natuurlijke, professionele toon”.
- "Sluit alle mails af met "Met vriendelijke groeten, Eva"
Projecten onthouden de context van je eerdere interacties. Zo bouw je een relatie op met je GenAI-assistent: het leert je stijl en voorkeuren kennen, waardoor je e-mails steeds vlotter en consistenter worden én je prompts al maar eenvoudiger mag worden.
AI als analist
Wat is mogelijk?
Een AI-tool kan je helpen om standaardteksten voor verslagen, rapporten en beleidsnota’s op te stellen en bij te werken. Jij reikt de cijfers of kerninformatie aan, en de GenAI-tool doet de rest:
- een helder en professioneel rapport opmaken
- in een vast format met een inleiding, samenvatting...
- met conclusies, trendanalyse...
AI kan bewaken dat je telkens hetzelfde format gebruikt en kan met eenvoudige instructies aanpassen op basis van nieuwe input. Zo hoef je niet telkens van nul te beginnen en behoud je consistentie in je rapportering.
Promptidee
"Gebruik deze cijfers en schrijf een kort maandrapport met inleiding, interpretatie van opvallende trends en een afsluitende conclusie."
Maak een template
Laat GenAI een sjabloon aanmaken voor je maandelijkse rapportering of beleidsnota's. Zo hoef je nooit meer van nul te beginnen.
Gebruik de reasoning-modellen
Moeten er nog analyses op de data gebeuren voordat je ze in een rapport kunt omzetten en heb je een betalend account? Ook hiermee kan GenAI je helpen: de Data Analyst van ChatGPT of een sterk reasoning model zoals Gemini 2.5 Pro kan je vragen om de data te analyseren.
Er bestaat ook NotebookLM: deze GenAI kan meerdere documenten samen analyseren en hier een verslag van genereren (ook in audio zoals een podcast). Het is interessant om verschillende informatiebronnen over één thema te combineren en zo sneller inzichten te verkrijgen.
AI als verslaggever
Van notities tot elegant verslag
Notities maken tijdens een meeting, brainstorm of telefoongesprek is één ding. Die achteraf omzetten in een formeel verslag is vaak een ander, tijdrovend verhaal. Gebruik GenAI-tools om van je notities een helder, compleet en gestructureerd verslag te maken.
De Canvas-modus van ChatGPT helpt je om getypte notities om te zetten in een duidelijk gestructureerd document, met overzichtelijke tussentitels, een logische opbouw, en kernachtige conclusies en actiepunten per deelnemer. Zo bespaar je tijd én is het verslag meteen klaar om doorgestuurd te worden naar je team, zonder extra opmaakwerk.
Daarnaast ondersteunt GenAI ook het editeren van bestaande teksten. Of je nu een draft wil laten nalezen op spelling, toon en structuur, of een specifieke zin wil herschrijven naar een helderdere of actievere formulering — je krijgt meteen bruikbare suggesties.
Mijn persoonlijke favoriet voor tekstverwerking? Claude! Werk je liever met een andere tool? Dan zijn Copilot en ChatGPT hier ook goeie opties voor. Experimenteer zeker ook eens met de Europese tool Le Chat.
Promptidee
"Maak van deze bullet points een gestructureerd vergaderverslag met een korte samenvatting, overzicht van de besproken punten en actiepunten per deelnemer.”
Maak tekstvariaties voor verschillende kanalen
Wist je dat tekstverwerkende tools ideaal zijn om informatie voor verschillende kanalen te herformuleren? Bv. als je een nieuw product gaat lanceren, en er al een technische fiche van bestaat, dan kan je die laten herschrijven voor verschillende kanalen: website, brochure, LinkedIn, Facebook... Probeer bv. deze LinkedInprompt:
“Genereer een professionele LinkedInpost van 3-5 zinnen op basis van dit projectvoorstel. De post moet een kernachtige boodschap bevatten, eindigen met een vraag gericht aan mijn netwerk, en mag maximaal 2 relevante hashtags bevatten.”
AI als softwarecoach
Haal meer uit programma's
Zet GenAI-tools in als coach om meer uit de programma's op je computer te halen, of om code te genereren. Neem bv. Excel:
Je levert zelf de data aan – bijvoorbeeld via een kopie van je Excel-tabel of een overzicht van je datastructuur – en GenAI ondersteunt je met formules, structuurvoorstellen en data-opkuis. Op basis van een duidelijke prompt met context en verwachtingen, legt het je uit welke formule je best gebruikt in jouw situatie en toont het je hoe je die concreet toepast. Bij deze aanpak krijg je de kennis, maar je voert de bewerkingen zelf uit in je Excel-bestand. Hierbij leer je zelf ook bij!
Liever niet zelf aan de slag? Laat het werk dan volledig aan GenAI over! Vraag aan de tool om de bewerkingen in Excel uit te voeren, en je ontvangt een Excelbestand als output, zonder dat je zelf nog formules hoeft toe te passen. Het resultaat is direct klaar voor gebruik, na uiteraard een kritische kwaliteitscheck.
Je kan GenAI niet alleen voor Excel inzetten, maar voor alle computertalen en programma's, heb je codes of formules nodig voor html, css, java, Python... GenAI begeleidt je stap voor stap. Met de AI-tools van Canva kan je bovendien ook slides laten genereren.
Copilot is voor dit doel ideaal, gezien de integratie met Office-tools zoals Excel.
Promptidee
"Ik heb een Excelbestand met dubbele rijen. Maak een opgekuist Excel-bestand met enkel unieke rijen. Vertel mij hoeveel dubbele rijen er geïdentificeerd werden."
Maak een formulebibliotheek
Laat je favoriete GenAI tool een formulebibliotheek aanleggen op maat van jouw dataset. Zo heb je steeds de juiste functies bij de hand.
AI als personal assistant
Plan slimmer
Een drukke dag voor de boeg en geen idee waar te beginnen? GenAI helpt je om orde te scheppen in de chaos. Geef een overzicht van je taken, deadlines of vergaderingen en de GenAI-tool stelt een realistische dag- of weekplanning op - inclusief tijdsinschattingen en prioriteiten.
Ook bestaande planningen kan je laten herwerken: denk aan opdrachten zoals “Herstructureer deze lijst op basis van urgentie” of “Geef suggesties om deze taken efficiënter te groeperen”. Zo bespaar je tijd en werk je doelgerichter.
Promptidee
"Ik heb 7 taken voor vandaag, elk met een andere deadline en moeilijkheidsgraad. Maak een realistische planning met tijdsblokken en korte pauzes. Geef ook suggesties als iets beter morgen ingepland wordt."
Verbeter je dagindeling
Laat GenAI ook suggesties doen voor het optimaliseren van je dagindeling op basis van je energiepieken, voorkeuren of beschikbare tijd. Bijvoorbeeld: 'Plan schrijfwerk in de ochtend en vergaderingen in de namiddag.'
Slim inzetten = verantwoord inzetten
Hoewel GenAI bijzonder krachtig is, blijft kritisch denken essentieel. Houd deze principes in het achterhoofd wanneer je GenAI inzet bij je dagdagelijkse taken:
- Prompting is belangrijk: hoe duidelijker je prompt (lees: hoe duidelijker de instructies, context en verwachtingen die je meegeeft), hoe beter het antwoord. Oefen en verfijn.
Lees ook: Prompt engineering: zo haal je het beste resultaat uit ChatGPT, Copilot of LeChat - Blijf kritisch: GenAI tools maken fouten. Lees altijd na en stuur bij waar nodig.
Lees ook: De nadelen van artificiële intelligentie - Respecteer privacy en denk aan dataveiligheid: bij elke prompt deel je kennis met een extern platform. Haal persoonlijke of gevoelige data dus uit je prompts.
Lees ook: EU AI Act: de Europese AI-wetgeving - Let op bias: GenAI is getraind op historische data met blinde vlekken. Blijf alert voor vooroordelen.
Lees ook: Zo maak je AI betrouwbaar en transparant
Start vandaag met slimmere administratie!
Kies vandaag nog één taak uit je to-dolijst en geef GenAI de kans om het voor jou eenvoudiger te maken. Het testen van één hack is genoeg om te starten. Ervaar zelf hoe werken met GenAI je efficiënter kan maken.
Experimenteer met deze tools
- ChatGPT: schrijven, herschrijven, samenvatten. Beschikt handige extra tools zoals data analyst, "Thinking" waarbij je de redenering kan volgen, Sora voor beeldgeneratie...
- Microsoft Copilot: integreert rechtstreeks in je vertrouwde Office-tools zoals Word, Excel en Outlook. Heb je een werkaccount op Copilot, dan is de ondernemingsgegevensbescherming van kracht.
- Claude: teksten samenvatten en rapporten opstellen in natuurlijke taal.
- Le Chat: teksten samenvatten en rapporten opstellen in natuurlijke taal. Europees, dus het beantwoordt aan de Europese regelgeving!
- Gemini: sterk in data analyse.
- Notebook LM: combineren en samenvatten van rapporten en omzetten in behapbare taal én podcasts.
- DeepSeek Chat: Populaire Chinese chatbot die met een klein budget ontwikkeld werd, en die veel ethische vragen oproept
Leer meer
Hands-on GenAI Workshop
workshop op maat door Eva Blondeel (Elev8)
Kennisdatabank Copilot
online kennisdatabank en FAQ - Digitaal Vlaanderen AI Expertisecentrum
GenAI als Financiële Professional: Klaar voor de toekomst?
studiedag - Gent - FEB Academy (UGent)
Introduction to AI for Work
Cursus - Online - DataCamp
Eva Blondeel
Eva Blondeel is oprichter van Elev8, waarmee ze GenAI-workshops en keynotes verzorgt voor financiële professionals (accountants, controllers, auditors en CFO's) en voor organisaties en afdelingen die GenAI concreet in hun processen willen inzetten.
Elev8 vertrekt vanuit de dagelijkse realiteit van de job van de deelnemers. Ze gaan naar huis met praktische tips en werkende toepassingen.
Die aanpak is geworteld in haar academisch onderzoek. Eva is Assistant Professor aan IÉSEG School of Management in Rijsel. Haar onderzoek richt zich op de integratie van GenAI in accounting en onderwijs: wat drijft adoptie, hoe bouw je AI-geletterdheid op, en wat levert het effectief op qua efficiëntie.
Die combinatie van onderzoek naar wat werkt en praktijkervaring in de sector maakt dat Elev8 teams concreet en praktisch kan helpen om GenAI duurzaam in hun manier van werken te verankeren.
